Comment éviter de figurer au palmarès des pires gestionnaires de projets en 2012 ?
Par : Christian Vaillancourt
2011 fut le théâtre de nombreuses frasques de cadres accusés d’une mauvaise gestion de projets. À peine l’année 2012 débutée que des nouvelles sur le dépassement de coûts de projets majeurs du gouvernement et d’autres entreprises faisaient la une. Pourtant, nous savons tous que les mauvaises décisions et la mauvaise planification des projets coûtent des milliards de dollars et qu’elles découlent principalement d’une mauvaise définition des objectifs, du non-respect des échéanciers et des budgets.
Dans notre champ d’expertise, les experts s’entendent pour dire qu’un cadre de gestion de projets et de portefeuille de projets peuvent contribuer à retrouver un avantage compétitif et permettre de faire face à la complexité croissante de la gestion d’entreprise d’aujourd’hui. Ceci en raison de la rigueur, mais aussi de la souplesse avec laquelle il permet de s’adapter à bien des réalités. La bonne gestion de projets et de portefeuille de projets est donc aujourd’hui un incontournable pour les entreprises et les organisations qui veulent maîtriser une gestion efficiente de leurs ressources.
Alors pourquoi ne pas se lancer ?
Bien des éléments peuvent freiner l’innovation, que ce soit une vision à court terme, la peur de ne pas être les premiers, le sentiment de perdre son temps à planifier ou les ambitions personnelles. Cependant, nous devons nous efforcer de faire comprendre aux gestionnaires que des changements s’imposent et ceci n’est certainement pas l’affaire d’une seule personne. D’ailleurs bien des mentalités sont à changer à cet effet. Tout cela commence par valoriser l’équipe et non seulement le gestionnaire. L’unité dans l’organisation du travail et une vision partagée sont essentielles pour mobiliser les gens et pour susciter la prise en charge du gestionnaire. Le focus doit être axé sur des enjeux collectifs et sur les modes de fonctionnement favorisant l’accès à l’information pour maintenir le cap.
Pour les gestionnaires les plus avisés qui ont pris la résolution d’amorcer l’année avec de nouvelles façons de faire, voici quelques conseils et pistes pour favoriser l’ouverture au changement et peut-être éviter de faire la manchette pour les mauvaises raisons. Afin de doter les organisations d’un processus favorisant la communication, la transparence et l’efficacité en matière de gestion d’investissements, les entreprises doivent supporter leurs gestionnaires pour changer les choses. L’innovation en matière de gestion de projets requiert une bonne dose d’innovation et les parties prenantes doivent changer les choses et y mettre tous les efforts nécessaires.
Six étapes pour s’ouvrir au changement
1. Soyez patient
D’abord, une règle de base qui caractérise l’être humain et à laquelle il faut faire attention veut qu’à vouloir tout faire on risque de ne rien faire. Souvenez-vous, tous les aspects d’un cadre de gestion optimal sont si nombreux et si complexes à analyser qu’il devient difficile d’anticiper. Il faut donc avancer dans l’action en mettant en place graduellement les choses selon les besoins et la capacité de l’organisation. C’est précisément la raison d’être des niveaux de maturité que l’on retrouve dans la littérature en gestion de projet. Donc, soyez systématique dans votre approche et rappelez-vous que l’introduction de changements doit se faire progressivement mais pour se faire des actions concrètes doivent être pausées… Ne perdez pas de vue qu’il faut apprendre à marcher avant de courir.
2. Établissez les objectifs
Ensuite, vous devez connaitre l’objectif visé ? Trop souvent la planification stratégique et les processus d’affaires des entreprises ne sont pas suffisamment alignés pour favoriser l’atteinte des grandes orientations et par le fait même la création de valeur. La principale difficulté réside dans la communication et l’interprétation des actions stratégiques en projets concrets pour l’atteinte des objectifs des grands axes de développement visés. Ce que je veux dire, c’est qu’un projet doit supporter la réalisation d’un objectif stratégique… Commencez par catégoriser vos projets et assurez-vous que chaque projet initié supporte un pilier stratégique sinon « out ».
3. Priorisez vos critères de réussite
Une fois les projets choisis selon les grands axes stratégiques, il faut les prioriser et aux besoins, les ordonnancer. Cette étape est cruciale pour respecter la capacité de l’organisation à livrer. Déterminez des critères réalistes pour effectuer vos priorités. Encore une fois, soyez pragmatiques et commencez par quelques critères associés aux coûts, aux bénéfices, aux risques et priorités stratégiques et enfin à la disponibilité des ressources humaines. Attention, la grande tendance des organisations est de surestimer leur capacité à livrer. Un aspect non négligeable, un projet dont les bénéfices sont biens compris par tous passe plus facilement auprès de ses pairs !
4. Entourez-vous d’une équipe de confiance
Mieux vaut être clair sur les tenants et aboutissements d’un projet. Les organisations évoluent encore beaucoup en silo et chaque direction bien intentionnée croit faire le mieux pour l’entreprise et ceci malheureusement trop souvent au détriment des grands axes stratégiques ou de certains collègues. Impliquez les parties prenantes et reconnaissez la contribution de tout le personnel qui œuvre à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Attention les courageux guerriers qui cherchent à livrer à tout prix ! Les gestionnaires innovateurs qui se lancent, tête baissée selon leurs convictions dans des initiatives pour améliorer les choses, mais sans l’appui de leurs pairs, s’engagent plus souvent qu’autrement dans une avenue sans issue et contribuant souvent à leur perte…
5. Formez votre équipe
Enfin, une erreur trop souvent commise est de ne pas favoriser les apprentissages. Un projet apporte toujours son lot de changements et l’introduction de nouvelles pratiques de gestion est inévitable. La formation doit être de qualité et surtout bien adaptée à la réalité du milieu. Il est primordial d’encourager l’apprentissage de manière à bien maîtriser tous les nouveaux éléments, donc donnez du temps et permettez le droit à l’erreur.
6. Munissez-vous d’un cadre de gestion efficace
Dans l’automatisation des nouveaux processus d’affaires, il est souhaitable d’envisager des outils simples et évolutifs, d’abord, pour faciliter l’utilisation d’un cadre de gestion selon un rythme donné et pour capitaliser sur chacune des étapes afin de bâtir un cadre de gestion performant. Ce cadre servira à toutes les parties prenantes pour collaborer et échanger les informations décisionnelles de façon sécuritaire et pour interagir efficacement tout en augmentant la performance de l’entreprise.
Rappelez-vous ces dictons
« Le quotidien aveugle, le changement paralyse et le temps donne raison aux bonnes idées… »« Le suivi de vos projets d’investissements nécessite toute votre attention, pas tout votre temps ! »
J’espère que ces quelques étapes permettront aux gestionnaires d’envisager des changements dans la façon de gérer les grands projets d’investissement et qu’elles contribueront à éviter la mauvaise presse pour 2012.
